Utilisez un compte bancaire pour entreprises
La première chose à faire pour tirer profit d’une bonne comptabilité d’entreprise : ouvrir un compte bancaire entreprise. Simple comme bonjour, n’est-ce pas?
En effet, une bonne comptabilité d’entreprise repose sur le fait que vos finances personnelles sont séparées de votre vie professionnelle, et vice-versa. De cette façon, tout est clair. Un compte dédié uniquement à votre PME vous permet aussi de faciliter :
- Les remises gouvernementales (déductions à la source, paiements de TPS et autres taxes provinciales, etc.)
- L’exportation de vos données dans un logiciel de comptabilité
Allouez temps et ressources à la comptabilité d’entreprise
Avec des données à jour, vous maximiserez l’utilité de votre comptabilité d’entreprise. Il est donc essentiel de procéder à des suivis rigoureux sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
Pensez à conserver tous vos reçus et toutes vos factures. Vous pouvez numériser vos documents avec votre téléphone, téléverser certains fichiers, puis gérer et classer le tout avec un support informatique.
Choisissez qui s’occupera de la comptabilité d’entreprise
Il est possible de faire vous-même la tenue de livres et la comptabilité à l’aide d’un chiffrier ou d’un logiciel destiné aux petites entreprises.
Mais puisque votre vie d'entrepreneur est sans doute déjà bien chargée, vous pouvez également choisir de sous-traiter ces tâches en les confiant à des services de comptabilité externes. Vous devrez en assumer les coûts, mais cela pourrait vous procurer une économie de temps.
Suivez une formation en comptabilité d’entreprise
Plusieurs ressources s’offrent à vous si vous choisissez de faire votre comptabilité par vous-même. Pour apprendre ou pour parfaire vos connaissances, vous pourriez notamment vous appuyer sur des :
- Cours de base en comptabilité pour petites et moyennes entreprises
- Formations en ligne offertes par des logiciels de tenue de livres
- Plateformes d’apprentissage en ligne
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Optez pour l’un des deux types de comptabilité d’entreprise
L’objectif de la comptabilité d’entreprise est de faire un suivi des entrées et des sorties d’argent, afin de pouvoir analyser la performance financière.
Il faut décider dès le départ ce qu’on veut en retirer comme information. Ensuite, il faut être capable de lire et déchiffrer les états financiers.
Avant même de commencer, il faut aussi choisir entre deux types de comptabilité : la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’exercice. Leur grande différence? Le moment où sont comptabilisées les transactions. Résumé de chacune des options :
La comptabilité de caisse (ou comptabilité de trésorerie)
Avec cette méthode, il n’y a pas de comptes fournisseurs ni de comptes clients. Lorsque l’argent est vraiment reçu, c’est un revenu. Quand un paiement est réellement effectué, c’est une dépense.
Exemple : vous vendez un service en mai, mais le client vous paie en juin. Avec la méthode de la comptabilité de caisse, le revenu sera inscrit en juin.
Considérée comme étant plus simple, cette façon de faire est souvent utilisée par les petites entreprises enregistrées ou individuelles dont les opérations sont moins complexes. C’est une vue d’ensemble des sommes qui sont véritablement disponibles.
La comptabilité d’exercice
Dans ce cas, vous déclarez vos revenus quand ils vous sont dus (comptes clients), et vous déduisez vos dépenses quand vous les engagez (comptes fournisseurs).
Exemple : vous vendez un service en mai, mais le client vous paie en juin. Avec cette méthode, le revenu sera inscrit en mai.
La comptabilité d’exercice est destinée aux entreprises dont les opérations sont plus complexes. Elle offre un portrait plus juste de la situation financière globale. Sachez que les entreprises incorporées se doivent d’adopter cette méthode.
Soyez attentif à la tenue de livres et à la fiscalité d’entreprise
La tenue de livres consiste à écrire les transactions, les catégoriser et faire le rapprochement (vérifier que les soldes concordent). Ce travail peut vous permettre de :
- Faire des choix plus éclairés (au vu des informations financières que vous détenez)
- Faciliter l’obtention de financement
Pour des conseils sur ce dernier point, lisez notre article « 6 façons de financer votre entreprise ».
Les impôts payables par votre entreprise
Une comptabilité d’entreprise en bon état vous facilitera la vie au moment de produire la déclaration de revenus de votre PME. Celle-ci dépendra de la forme juridique de l’entreprise :
- Une entreprise incorporée. C’est une personne morale (considérée comme une personne) qui doit avoir sa propre déclaration de revenus. Lisez notre article : « Impôt sur les entreprises au Canada : comment faire sa déclaration d’impôt ».
- Une entreprise individuelle ou enregistrée. Les propriétaires ajoutent les revenus et les dépenses de l’entreprise à leurs propres déclarations de revenus.
Les états financiers
Il existe plusieurs états financiers à produire pour les entreprises : bilan, état des résultats, flux de trésorerie, etc. Ces documents font le portrait de la santé financière d’une entreprise et de sa performance pendant une période donnée (trimestre, année ou autre). Deux raisons pour lesquelles ils sont particulièrement importants :
- Couplées à une bonne planification budgétaire, ces informations permettent de prendre de meilleures décisions
- Ils sont requis par le gouvernement (et doivent respecter certaines normes)
Les comprendre se révèle souvent un atout majeur pour les entrepreneurs. Dans le cas contraire, entourez-vous d’experts compétents qui vous aideront à les analyser (comme des experts-comptables).
Le fonds de roulement
Il s’agit de l’une des notions très importantes que votre comptabilité d’entreprise vous permettra de calculer. Pour le mesurer, vous devrez prendre vos actifs à court terme et en soustraire les passifs à court terme. Avec le résultat (le fonds de roulement), vous pourrez mesurer vos liquidités à court terme et ainsi :
- Votre capacité à régler vos factures
- Prévenir un manque de liquidités
Optimisez les liquidités de votre entreprise
En affaires, les liquidités d’une entreprise sont le nerf de la guerre. Après tout, il s’agit de l’argent disponible pour financer les dépenses. Voici 3 éléments auxquels vous devez porter très attention.
Les flux de trésorerie
Ils correspondent aux entrées (encaissement) et aux sorties (décaissement) d’argent. Les observer permet de constater l’allocation des ressources (où va l’argent).
Le recouvrement de factures
En fonction de votre industrie et du bien ou service offert : vous devrez peut-être attendre 30, 60 ou plus de 90 jours avant de vous faire payer.
Bon à savoir : des astuces existent afin d’accélérer les paiements. Par exemple, songez à offrir 2 % de rabais si la facture est payée dans les 10 jours (le total devant être payé dans les 30 jours).
Soyez assidu : sans quoi vous risquez de perdre le fil du recouvrement de vos comptes clients.
Le conseil « délais de paiement »
N’hésitez pas à appeler vos clients dès que le délai de paiement est dépassé. Cela pourrait faire une différence sur les performances de votre entreprise.
Le paiement des fournisseurs
Payez vos fournisseurs dans les délais exigés, mais ne le faites pas en avance. Vous garderez ainsi plus d’argent dans vos coffres, plus longtemps.
Faites la paie méthodiquement
La méthode de paiement par chèque
De nombreuses petites entreprises paient leurs employés en émettant des chèques. Rappelez-vous qu’en procédant de cette façon, il vous est impossible de savoir quand le chèque sera déposé (et ainsi décaissé de votre compte). Cela pourrait cependant vous permettre de préserver vos liquidités pendant quelques jours.
Choisissez qui s’occupera de la paie
Vous pouvez effectuer la paie vous-même. Cela dit, il est également possible de déléguer cette tâche puisque cela peut s’avérer complexe et prendre du temps. Votre institution financière, par exemple, offre probablement des services de paie qui pourraient vous permettre de :
- Rehausser votre efficacité
- Gagner du temps
- Savoir exactement quand les fonds seront décaissés
D’ailleurs, tentez de faire concorder la rémunération de vos employés (sortie d’argent) avec le règlement de vos comptes clients (entrée d’argent). Vous vous retrouverez ainsi avec plus de liquidités (et un fonds de roulement amélioré).
Que la comptabilité d’entreprise soit l’une de vos forces ou votre talon d’Achille, mieux vaut vous y intéresser. Outillez-vous et entourez-vous de spécialistes. En sachant analyser la performance et la santé financière de votre entreprise, plus rien ne sera à votre épreuve.