Politique de protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels (ci-après les « renseignements ») que vous nous confiez sont indispensables pour notre relation d’affaires avec vous. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en œuvre pour les protéger.

C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Notre objectif est d’être transparent avec vous. Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont la Banque et ses filiales ⁱ recueillent les renseignements en question, dans le cadre de votre relation d’affaires avec eux. Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

Notre chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée est responsable de ces pratiques appliquées au sein de la Banque et ses filiales. Pour toute question sur cette politique vous pouvez lui écrire à l’une des adresses suivantes :

confidentialite@bnc.ca

Vous pouvez aussi communiquer avec nous de la façon indiquée à la section 9 ci-dessous, si vous avez des questions.

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir. 

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous ou lorsque vous mettez à jour vos préférences et paramètres de vos comptes. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir des sources. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement.   

• personnes liées à vos produits et services 
• autres institutions financières ou prêteuses, assureurs (lorsque nous devons vérifier l’exactitude des renseignements fournis) 
• courtiers ou autres intervenants en matière de valeurs mobilières ou autres 
• agences de renseignement et d’évaluation du crédit 
• sources ou registres disponibles publiquement  
• organismes règlementaires et organismes d’autorèglementation ⁱⁱ
• la Banque ou ses filiales 
• partenaires de programmes 
• contenus générés par l’utilisation de nos sites web, de nos applications mobiles et de nos plateformes de médias sociaux. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique sur les données numériques. 

Nous utilisons et communiquons vos renseignements pour:

1. vous identifier, mettre à jour vos renseignements et vérifier la véracité des renseignements fournis  
   
2. évaluer votre situation financière et votre solvabilité (fait sur une base régulière si vous avez un produit de crédit)  
3. évaluer votre admissibilité aux produits et services ou veiller à ce que les conseils, produits et services  que nous vous offrons ou que vous vous procurez vous conviennent
4. rendre des décisions automatisées à votre sujet (pour plus de détails, consultez la section 5.5) 
5. établir votre profil d’investisseur, vos besoins et objectifs financiers de même que vos stratégies de placement 
6. établir, gérer, administrer et maintenir les produits et services demandés
7. combiner les renseignements financiers que la Banque ou ses filiales détiennent sur vous afin de générer une vue 360 des produits que vous détenez et ainsi mieux vous servir (voir votre droit de refus à la section 5.2)  
8. mener des études, et des analyses de données en vue de générer des statistiques, d’améliorer nos produits et services, et en concevoir de nouveaux, notamment en analysant les renseignements recueillis par nos sites web et applications mobiles (voir votre droit de refus à la section 5.2). 
9. personnaliser votre expérience client, notamment au moyen d’analyses de votre profil, vos opérations et autres renseignements (dont ceux recueillis par nos sites web et applications mobiles) pour : 
   • mieux vous connaitre et comprendre vos besoins  
   • cibler et personnaliser les produits, services et promotions qui pourraient vous intéresser et convenir à votre situation
   • mieux vous conseiller grâce à l’analyse de vos besoins et préférences
10. promouvoir des produits et services qui pourraient vous intéresser, offerts par la Banque, ses filiales ou certains de ses partenaires, incluant des publicités personnalisées sur des plateformes de médias sociaux et numériques (voir votre droit de refus à la section 5.2)  
11. vous informer sur les nouvelles fonctionnalités disponibles sur nos applications mobiles
12. exercer nos activités et opérations courantes  
13. déterminer votre admissibilité à des incitatifs (annulation de frais, réductions) 
14. prévenir, détecter et contrôler la fraude, ainsi que les activités non autorisées ou illégales (blanchiment d’argent, cybermenaces) 
15. permettre des vérifications diligentes de nos opérations en prévision de la conclusion d’une transaction commerciale 
16. gérer les risques, notamment de crédit et d’affaires, et se conformer aux lois et règlements 
17. communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies (par la poste, courriel, message texte, appels, médias sociaux) 
18. utiliser et communiquer certains renseignements dans les cas où la loi nous autorise à le faire (voir la section 4). 

La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou encore vous permettant de participer à un programme avec un partenaire ou pour vous offrir des services en notre nom. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis. 

Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers.

Nous pouvons communiquer vos renseignements à :

• la Banque et ses filiales, pour les renseignements permettant de vous identifier, à des fins de conformité et pour simplifier la gestion courante de vos comptes.   
• la Banque et ses filiales, pour vos renseignements financiers, afin de mieux vous servir (voir votre droit de refus à la section 5.2)  
• une personne agissant pour vous ou à votre demande, par exemple un courtier ou un agent de transfert de valeurs mobilières 
• une autre institution financière, un prêteur, un assureur de produits de crédit ou une agence de renseignements et d’évaluation du crédit 
• un assureur ou un mandataire agissant pour nous 
• un marchand, un partenaire avec qui nous faisons affaire pour offrir des produits et services optionnels, un système de paiement, un réseau de cartes de paiement, un système de compensation ou de règlement
• une personne détenant un compte conjointement avec vous ou qui est autrement impliquée dans la relation que vous avez avec nous 
• des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures judiciaires 
• une autorité règlementaire ou gouvernementale ou un organisme d’autorèglementation ⁱⁱⁱ 
• une personne autorisée à les obtenir selon la loi 
• des tiers impliqués dans la conclusion d’une transaction commerciale
• des plateformes de médias sociaux et numériques avec lesquelles nous pouvons partager votre nom et vos coordonnées (ex. : votre adresse courriel) pour nous permettre de diffuser des publicités ciblées sur leurs plateformes (voir votre droit de refus à la section 5.2) 
• tel que décrit ci-dessous, les fournisseurs de services auxquels nous faisons appel pour accomplir certaines tâches comme l’impression de chèques, l’émission de cartes bancaires, la production de relevés de placements, la gestion de services de fidélisation et la réalisation de services marketing en notre nom.

Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Ils font notamment partie des catégories suivantes :

• services de technologie (applications, centre de données, stockage de données et sauvegarde, services d'hébergement, services de maintenance et support)
• services professionnels
• services financiers et opérations bancaires
• services d'assurance
• services de communications
• services de courrier
• services d’analytique et de marketing

Tous les fournisseurs qui ont accès à vos renseignements signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons. 

Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :

• lorsque vous demandez un nouveau produit ou service
• lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement
• lors de certaines interactions spécifiques avec nous, comme des appels au service à la clientèle ou la complétion de formulaires en ligne

Cependant, nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous. Par exemple, si vous détenez un prêt hypothécaire, nous pourrons considérer que vous acceptez que nous communiquions avec vous en vue d’un renouvellement. 

De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, pour : 

• se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou autre demande contraignante 
• ouvrement d’une créance 
• une enquête sur la violation d’un contrat ou d’une loi 
• prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter 

Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences juridiques, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.  

Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains produits et services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, sinon impossible d’établir, de maintenir une relation d’affaires avec vous ou même de vous offrir certains de nos produits. Par exemple, si vous ne voulez pas fournir votre NAS, nous ne pourrons pas vous offrir les produits pour lesquels il est obligatoire, tel qu'un produit enregistré comme un REER.

Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement aux fins suivantes :

a) Vous transmettre nos offres promotionnelles

La Banque et ses filiales peuvent, à l’occasion, vous partager des promotions qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à en recevoir. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos offres promotionnelles, notamment celles d’une campagne de promotion déjà en cours.

Nous pouvons aussi utiliser votre nom, adresse courriel ou d’autres coordonnées pour créer des audiences personnalisées sur les plateformes de médias sociaux et numériques. Cela nous permet d’afficher des publicités adaptées à vos besoins et vos intérêts sur ces plateformes. Vous pouvez refuser l’utilisation de vos renseignements pour des publicités ciblées en modifiant vos préférences dans les paramètres de votre compte de médias sociaux ou en nous contactant.

Nous pouvons, à l’occasion, communiquer avec vous pour vous demander si vous souhaitez mettre à jour votre choix afin de nous assurer que nos dossiers sont à jour et reflètent bien vos préférences actuelles.

Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à cette utilisation, vous pourriez toujours voir certaines de nos publicités sur les plateformes de médias sociaux. Toutefois, ces publicités n’auront pas été ciblées à la suite de l’utilisation de votre nom et de vos coordonnées.

b) Partager vos renseignements financiers entre la Banque et ses filiales

Nous pouvons communiquer vos renseignements financiers au sein de la Banque et ses filiales pour faciliter la relation et simplifier les interactions que nous avons avec vous. Cette communication permet notamment :

• de mieux vous servir en ayant une vue complète de l’ensemble des produits que vous détenez au sein de la Banque et ses filiales (par exemple, en accédant plus rapidement à votre portrait financier lors d’un rendez-vous pour un nouveau produit ou service)
• d’analyser votre situation financière afin de vérifier votre admissibilité à des offres, à des promotions et à certains produits et services qui conviendraient mieux à vos besoins

c) Recueillir et utiliser vos renseignements numériques sur nos services en lignes

Avec votre accord, nous pouvons recueillir vos renseignements numériques (ex. : données de votre appareil et de votre navigation) à l’aide de fichiers témoins facultatifs ou d’autres technologies similaires lorsque vous visitez nos services en ligne. Ces renseignements nous permettent de mesurer et analyser l’achalandage pour améliorer votre expérience de navigation. Ils nous permettent aussi de vous proposer des offres et services qui correspondent à vos besoins. Vous pouvez refuser la collecte de ces renseignements en cliquant sur « Préférences de fichiers témoins » au bas de nos sites web. Vous pouvez aussi vous connecter à notre application mobile, accéder à la section Mes préférences et cliquer sur « Gérer la collecte de mes données numériques ». Pour plus de détails, consultez notre Politique sur les données numériques.

Comment faire pour retirer votre consentement

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à recevoir nos offres promotionnelles (5.2 a)) et votre consentement au partage de vos renseignements financiers entre la Banque et ses filiales (5.2 b)). Vous pouvez en faire la demande dans votre banque en ligne ou dans l’application mobile Banque Nationale, en vous adressant au service à la clientèle de votre succursale, à votre conseiller en placement ou à un représentant, ou en contactant notre centre de service à la clientèle. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Vous pouvez aussi refuser en tout temps l’utilisation des fichiers témoins sur nos sites web et applications mobiles (5.2 c)). Pour connaître la procédure, consultez notre Politique sur les données numériques.

Ce que vous continuerez à recevoir après avoir retiré votre consentement

Vous continuerez à recevoir :

• Les avis règlementaires que nous devons vous transmettre selon la loi
• Les messages de service que nous transmettons sur les relevés de compte, au guichet automatique ou sur un avis d’exécution
• Des informations relativement à vos produits et services actuels.

Vous pourriez aussi continuer à recevoir de l’information sur nos produits et services de vive voix ou en mains propres de la part de nos représentants. En effet, certains de nos représentants ont le devoir de vous conseiller et continueront à vous donner cette information lorsque nécessaire.

Vous pourriez aussi continuer à voir des offres personnalisées concernant nos produits et services sur nos sites web et applications mobiles ou sur les plateformes de médias sociaux si vous avez autorisé l’utilisation des fichiers témoins et autres technologies similaires via notre bannière en ligne. Pour plus de détails, consultez notre Politique sur les données numériques.

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.

Comment faire pour consulter vos renseignements

Pour consulter vos renseignements, vous devez faire une demande :

• dans votre banque en ligne ou l’application mobile Banque Nationale
• par téléphone en contactant notre centre de service à la clientèle
• en vous adressant à votre conseiller ou à votre succursale

Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit. Nous vous informerons si le délai est plus long que 30 jours.

Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement. Pour faire une demande, référez-vous à la procédure identifiée à la section 5.3 ci-dessus.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour rendre des décisions automatisées à votre sujet, telles que des réponses à vos demandes pour certains produits de crédit et de financement. Si c’est le cas, nous vous en informerons durant le processus ou au moment où la décision vous sera communiquée, au plus tard. Pour toute question, nous vous inviterons à communiquer avec l’équipe attitrée à la décision rendue.

Notez qu’une décision est automatisée lorsqu’aucun employé n’intervient de manière significative dans le processus décisionnel.

Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis selon la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.

La Banque et ses filiales sont assujetties à de nombreuses obligations légales concernant la conservation des renseignements personnels (par exemple, en vertu des lois bancaires, fiscales et de lutte contre le blanchiment d’argent). De manière générale, pour répondre à ces obligations, les renseignements relatifs à votre profil client (tels que votre nom, adresse, date de naissance) seront conservés pendant la durée de votre relation avec nous et pour une durée de sept ans suivant la fin de celle-ci. De plus, nous conserverons vos informations transactionnelles pendant sept ans après leur exécution.

Certaines exceptions peuvent s’appliquer et nécessiter des périodes de conservation plus longues, par exemple dans le cas de litiges ou de réclamations. Dans ce cas, vos renseignements pourraient être conservés jusqu’à dix ans. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous nous efforçons de les détruire en toute sécurité.

La Banque, ses filiales, ses fournisseurs de services et autres tiers à qui vos renseignements sont communiqués en vertu de cette politique peuvent exercer des activités à l’extérieur du Québec et du Canada. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et conservés, en toute sécurité, dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être assujettis aux lois et aux droits d’accès des autorités de pays étrangers, y compris les États-Unis. Pour plus de détails sur nos pratiques, nous vous invitons à consulter notre Cahier de protection des renseignements personnels disponible sur bnc.ca. 

Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont : 

• protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements, etc. 
• limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès. 
• gérer les mots de passe et mettre en place des pare-feu. 

Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous invitons à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels. Nos employés n’ont pas ces informations et ne vous les demanderont pas. Évitez de transmettre des renseignements dans tout courrier électronique. Nous vous invitons à visiter la section Prévention de la fraude à bnc.ca.

Cette politique est complétée par notre Politique sur les données numériques, qui explique de quelle façon nous utilisons des fichiers témoins et autres technologies similaires lorsque vous consultez nos sites ou applications mobiles.

De plus, certains produits et services sont accompagnés de conditions spécifiques de traitement des renseignements. Il est important d’en tenir compte.

Si vous faites affaire avec un de nos établissements ou filiales situés en Union européenne ou si vos données sont recueillies par l’un d’eux, vous bénéficiez de certains droits au terme du Règlement général sur la protection des données pour le traitement de vos renseignements. Cette politique ne diminue pas les droits dont vous bénéficiez en vertu de ce règlement. Un énoncé détaillé de vos droits et de l’utilisation de vos renseignements vous sera remis au moment de la collecte des renseignements.

Nous pouvons modifier cette politique lorsque requis. Nous vous informerons au moyen d’un avis apparaissant sur nos sites web et par tout autre moyen approprié pour vous joindre.

Pour poser une question ou envoyer un commentaire, vous pouvez communiquer avec nous :

• Envoyez un courriel à confidentialite@bnc.ca
• Appelez notre centre de service à la clientèle
• Contactez votre conseiller ou adressez-vous à votre succursale
• Discutez avec votre conseiller en placement ou votre représentant
• Écrivez à notre chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée, dont les coordonnées apparaissent au début de ce document

Pour faire une plainte, vous devez suivre la procédure indiquée dans notre dépliant de règlement des plaintes, disponible sur notre site web, sous À propos de nous > Notre organisation > Règlement des insatisfactions > Processus de traitement des plaintes.