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Le travail d'équipe à l’ère numérique

16 octobre 2016 par Banque Nationale
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La technologie évolue constamment, et avec elle, le milieu de travail. Aujourd’hui, les travailleurs choisissent où et quand ils travaillent, soutenus par une technologie mobile qui leur permet de rester connectés à peu près n’importe où.

Dans son rapport Tendances relatives au capital humain de 2015, Deloitte relève que les travailleurs canadiens sont hyperconnectés au travail grâce à la technologie. Ils s’attendent par conséquent à de la souplesse dans leur environnement professionnel. Les équipes virtuelles changent les façons de faire, ce qui pousse les gestionnaires à relever de nouveaux défis en ce qui a trait à l’implication et à la communication.

Ces 6 conseils aideront votre équipe à travailler efficacement en cette ère numérique...

1. Puisez dans les technologies de l’information et des communications (TIC)

Les TIC jouent un rôle-clé dans la communication entre les membres d’une équipe de travail virtuel. Plusieurs options existent, il faut donc choisir celles qui conviennent à votre équipe en vous basant sur sa fiabilité plutôt que son originalité. Une plateforme collaborative familière de tous est prouvée plus efficace qu’une autre plus récente, par exemple, avec laquelle l’équipe pourrait éprouver des problèmes de connexion ou nécessiter plus de temps pour en apprendre les nouvelles fonctionnalités. Simplifiez vos courriels et vos messages instantanés pour gagner du temps.

Résolvez des problèmes rapidement avec une téléconférence au lieu d’engloutir vos collègues sous un flot de courriels. Réservez la messagerie instantanée aux questions pouvant être résolues par un oui ou un non.

2. Choisissez un langage commun

Il arrive que les membres d’une équipe virtuelle soient issus d’horizons culturels différents, ce qui peut compliquer la communication entre eux. Ils pensent parler la même langue, mais certaines nuances peuvent se perdre en cours de route. Prenez le temps d’identifier et d’expliquer les mots et les phrases dont le sens porterait à interprétation et assurez-vous que ces nuances soient à la portée de chacun des membres de l’équipe.

3. Bâtissez sur l’adéquation

Les recruteurs recherchent toujours des employés qui adhèrent à la culture de leur entreprise. Des chercheurs de l’université de l’Iowa ont découvert, au cours d’une étude, que ceux qui cadrent bien dans cette culture ainsi qu’avec leur superviseur et leurs collègues performent mieux au travail. Ils en retirent aussi une plus grande satisfaction. Lorsque plusieurs ou tous les membres d’une équipe travaillent séparément, ils risquent de se déconnecter les uns des autres et de se sentir désengagés. Bâtir une équipe basée tant sur les aptitudes des gens que sur leur adéquation avec l’entreprise permet d’établir un rythme entre chaque personne. Définissez la mission de l’entreprise, ses valeurs et ses objectifs, et considérez-les au moment de composer votre équipe virtuelle.

4. Créez un milieu de travail qui convient à tous

Les entreprises changent de plus en plus la configuration des espaces de travail afin d’adapter ces derniers aux équipes virtuelles. Aujourd’hui, les travailleurs désirent une plus grande flexibilité. Les gestionnaires évoluent donc en ce sens en permettant aux employés de choisir comment, quand et où ils travaillent. Les aménagements vont donc de bureaux individuels à des salles tranquilles en passant par des espaces collaboratifs pouvant être réservés en ligne. Les solutions technologiques permettent aux employés qui ne sont pas sur place de rester connectés : ordinateurs portables, tablettes, connexions WiFi sécuritaires et voix sur IP (VOIP) au lieu du téléphone traditionnel font que chacun des membres d’une équipe demeure joignable.

5. Privilégiez le face à face

La confiance et l’assurance comptent pour beaucoup dans n’importe quel contexte d’équipe, qu’elle soit physique ou virtuelle. Pour tisser des liens entre les membres d’une équipe, la communication en personne est plus efficace que celle virtuelle. Dans cette optique, commencez par des rencontres « en vrai » et faites en sorte que les employés apprennent à se connaître sur une base tant personnelle que professionnelle. Si une telle réunion n’est pas possible, invitez les membres de l’équipe à consolider leur relation et à créer un cadre de travail coopératif grâce à des outils comme Skype, FaceTime ou toute autre application de réseautage en mode fermé. Le fait de tisser des liens avec ses camarades renforce l’esprit d’équipe et permet de créer une vision commune et des lignes directrices quant à la façon de communiquer et de travailler ensemble.

6. La coordination, la pierre angulaire

L’équipe doit s’entendre dès le départ sur les rôles et les responsabilités de chacun. Les employés n’étant pas sur place, la coordination des tâches et des processus au sein d’une équipe virtuelle constitue donc un défi plus important. Simplifiez les tâches autant que possible, spécifiez qui doit faire quoi, émettez des consignes claires et donnez des échéanciers précis pour chaque tâche. Prévoyez du temps pour effectuer un suivi efficace et faites preuve de proactivité en identifiant les besoins, les problèmes et les ajustements nécessaires.

Puisque les membres d’une équipe sont de moins en moins susceptibles de travailler en même temps et au même endroit, il devient de plus en plus important de créer et de nourrir les relations pouvant susciter la collaboration et augmenter la productivité.

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