7 conseils pour bien administrer un syndicat de copropriété

1. Connaître les rôles et les droits de chacun

Ce sont généralement les membres du conseil d’administration qui ont la responsabilité de gérer les comptes. Par exemple, ces personnes s’assureront que le syndicat ne paie pas trop de frais bancaires mensuels et elles surveilleront les entrées et les sorties d’argent.

Il incombe à chacun des copropriétaires d’assister aux assemblées afin d’y exercer leur droit de vote proportionnel à la valeur de leur part dans l’immeuble et de s’informer des décisions qui sont prises par et pour le syndicat.

Les copropriétaires sont également en droit d’exiger deux signataires pour chacune des transactions effectuées dans les comptes. Un moyen qui permet de contrôler les sorties de fonds et d’instaurer une plus grande protection contre les fraudes.

« La prudence est de mise pour tous les copropriétaires, qu’ils soient impliqués ou non dans la gestion du syndicat de copropriété. Il faut avoir confiance en la personne qui se voit confier le rôle d’administrateur. Surveillez les finances et demandez à voir les relevés bancaires, les budgets, les soumissions, etc. », souligne Sandie Robert, directrice de comptes entreprises, à la Banque Nationale.

Si vous n’êtes pas déjà familier avec les subtilités du syndicat de copropriété, il est important d’en comprendre les bases, car il s’agit d’un sujet complexe. Il existe énormément de documentation sur le sujet. Des gestionnaires de copropriétés et des experts juridiques offrent également des conseils.

2. Tirer au clair les comptes bancaires

Le syndicat de copropriété compte généralement trois types de comptes : 

• Le compte principal courant est consacré à la gestion des liquidités et aux transactions courantes diverses, comme le paiement des services (ex. déneigement, entretien de la pelouse, rémunération du gardien de sécurité, etc.), le dépôt des charges de copropriété et le versement des montants convenus vers le fonds de prévoyance;
• Le fonds de prévoyance sert uniquement à régler les améliorations et les rénovations touchant à la structure du bâtiment (ex. toiture, fondations). Les fonds qui se trouvent dans ce compte ne peuvent ni couvrir les dépenses courantes ni servir d’avance de fonds pour toute autre activité.
• Le fonds d’autoassurance permet d’acquitter le montant d’une franchise lors d’un sinistre. Il peut également servir à payer des travaux lorsque le montant maximal de votre police d’assurance est atteint.

3. Lancer une étude du fonds de prévoyance

La clé pour un syndicat de copropriété en bonne santé financière, c’est l’étude du fonds de prévoyance. Que vous y siégiez ou non, assurez-vous que votre syndicat de copropriété dispose du document à jour.

« L’étude du fonds de prévoyance permet de détailler les travaux à venir et les coûts associés, et de mesurer si les charges de copropriété fixés seront suffisants en fonction de l’utilisation et de la dépréciation des lieux, souligne Laurent Philippe, directeur de produit à la Banque Nationale. Vous protégez ainsi votre investissement en vous assurant que les fonds nécessaires aux travaux majeurs soient disponibles le moment venu. Vous éviterez aussi les mauvaises surprises d’une cotisation spéciale de plusieurs milliers de dollars et faciliterez la revente de votre unité le temps venu ».

« Un professionnel viendra évaluer la bâtisse : il validera les services offerts dans l’immeuble (ascenseurs, piscine, gym, etc.) son emplacement et les matériaux utilisés pour sa construction. Il évaluera ainsi la dépréciation du bâtiment », ajoute Laurent Philippe.

4. Optimiser le prélèvement des charges de copropriété

Il est non seulement essentiel de collecter les charge de copropriété qui serviront à payer les opérations courantes et les améliorations structurelles à venir, mais également de percevoir de chacun des copropriétaires un montant juste.

Il est également recommandé de percevoir les charges de copropriété sur une base mensuelle, afin de simplifier la gestion et de remarquer rapidement un copropriétaire ayant des difficultés financières.

Les chèques peuvent être une méthode fastidieuse. Vous pourriez opter pour le prélèvement préautorisé, un moyen qui assure la constance des paiements et qui évite de devoir rappeler aux copropriétaires que leur paiement est dû.

5. Ménager le fonds de prévoyance et planifier le paiement des travaux

Une fois les coûts des améliorations connus et approuvés par le syndicat, il est important de planifier le paiement et les montants à débiter du fonds de prévoyance afin d’absorber les coûts des travaux. « Il ne faut en aucun cas utiliser 100 % du fonds de prévoyance pour réaliser des travaux. Il faut toujours garder un coussin de sécurité qui vous permettra de pallier les imprévus et d’effectuer des réparations d’urgence au bâtiment », souligne Laurent Philippe.

Si le fonds de prévoyance n’est pas suffisant pour éponger les coûts des travaux, d’autres moyens peuvent être envisagés afin de financer les rénovations et les améliorations. Il y a la cotisation spéciale, où chaque propriétaire doit débourser un montant proportionnel à la valeur de sa quote-part, l’échelonnement des travaux, une façon qui permet d’amortir les coûts à assumer sur une plus longue période, ou encore l’obtention d’un prêt à long terme par une institution financière.

6. Faire fructifier le fonds de prévoyance

Le fonds de prévoyance sert à financer exclusivement les travaux majeurs, donc pourquoi ne pas le faire croître en attendant de s’en servir? Une stratégie qui peut être payante selon les travaux à court, moyen ou long terme que le syndicat de copropriété s’est fixés. « Il est intéressant de faire appel à un conseiller qui pourra vous aider à déployer un plan et à adopter une stratégie de placement pour le fonds de prévoyance dans le but de le faire fructifier », conseille Sandie Robert.

7. Consulter un gestionnaire de copropriété

Il ne faut pas hésiter à embaucher ou à faire appel à un gestionnaire de copropriété externe. Neutre, il pourra conseiller le syndicat de copropriété dans la prise de décisions, aider dans la collecte des charges de copropriété et, si nécessaire, mettre à profit ses nombreux contacts.

Les institutions financières peuvent également exiger que le syndicat fasse appel à un gestionnaire expérimenté avant d’accorder le financement pour effectuer des travaux importants.

Plusieurs éléments sont à prendre en considération afin d’assurer la saine gestion de votre syndicat de copropriété. Pour vous guider, entourez-vous d’experts.