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10 conseils pour bien gérer la comptabilité de votre PME

25 mars 2020 par Banque Nationale
Comptabilité pour petite entreprise

Pour faire des affaires longtemps, il faut être à son affaire. Voilà pourquoi faire une gestion serrée de la comptabilité de votre PME est un élément clé qui contribuera au succès de votre projet entrepreneurial. Si vous en êtes à vos premières armes, suivez ces conseils pour bien vous tirer d’affaire.

Même si faire la comptabilité de votre petite entreprise, ce n’est pas votre truc, vous devez vous assurer de la saine gestion de la comptabilité de votre PME. Ainsi, vous maximiserez vos chances de succès et assurerez la pérennité de votre projet. Vous faciliterez également l’obtention de financement.

« Faire de la comptabilité, c’est faire un suivi des entrées et des sorties d’argent de votre entreprise. Et c’est être capable d’enregistrer vos opérations commerciales pour pouvoir analyser la performance financière de votre compagnie », explique Simon Lapointe, directeur Intelligence d’affaires et analytique, commercial et comptable professionnel agréé (CPA) à la Banque Nationale.

1. Respectez la loi

Il ne suffit pas de faire votre tenue de livres pour être en règle. Vous devez surtout adopter de bonnes pratiques comptables, parce qu’il est obligatoire de produire une déclaration de revenus au Canada.

Cette déclaration dépendra de la forme juridique d’entreprise que vous avez créée.
« Lorsque l’entreprise est incorporée, elle est une personne morale, donc la compagnie est considérée comme une personne au sens de la loi et elle requiert d’avoir sa propre déclaration d’impôt, précise Simon Lapointe. Si c’est une entreprise individuelle ou enregistrée, le propriétaire ajoute les revenus et les dépenses liées à l’entreprise à sa déclaration d’impôts pour particuliers, car il est garant de tout ce que la compagnie fait. »

Il faut aussi produire au minimum un bilan et un état des résultats (aussi appelé un avis aux lecteurs), qui accompagnera la déclaration d’impôt. Faites appel à un bon comptable spécialisé en comptabilité de la PME en qui vous avez confiance afin d’éviter beaucoup de tracas dans le futur.

2. Pensez à suivre une formation en comptabilité

Vous pouvez également suivre une formation en comptabilité ou un cours de comptabilité pour petite entreprise. « C’est bon de le faire et certains logiciels de tenue de livres offrent des formations en ligne assez simples », précise Simon Lapointe. Des plateformes d’apprentissage en ligne vous aideront aussi à parfaire vos connaissances.

Vous pourrez notamment y démêler la notion de débit versus celle du crédit. Le débit comprend les actifs (petite caisse, comptes clients, etc.) et les charges (dépenses, paies, etc.) alors que le crédit comprend les passifs (prêt bancaire, comptes fournisseurs, etc.) et les revenus (ventes, etc.). Au niveau des écritures comptables, les débits doivent égaler les crédits. Tout cela peut sembler complexe au début, mais c’est avec le temps et en maîtrisant les bases que vous pourrez faire les écritures de votre entreprise.

3. Soyez organisé et suivez le fil de vos dépenses

Pour être en mesure de bien faire la comptabilité d'une petite entreprise, il faut noter, détailler et classer les comptes recevables et payables, reçus de dépenses et bons de commande. « La fameuse boîte à chaussures où l’entrepreneur dépose ses factures et la donne à son comptable n’est efficace pour personne. Il est maintenant possible de numériser ses factures et ses documents ou de les prendre en photo pour les garder en archives », souligne Simon Lapointe. Pourquoi remettre à demain le classement de votre paperasse quand vous pouvez le faire au jour le jour?

4. Effectuez une tenue de livres rigoureuse

La tenue de livres comptables englobe tout le processus journalier consistant à écrire les transactions, à les catégoriser, et à faire le rapprochement de vos comptes.
« Généralement, le teneur de livres enregistre les transactions et son coût est moins élevé qu’un comptable qui finalise les états financiers et les déclarations d’impôts. La plateforme infonuagique Operio offre également un service clés en main incluant la tenue de livres et les états financiers », ajoute Simon Lapointe.

Dès le départ, il vous faut déterminer si vous ferez une comptabilité de caisse ou une comptabilité d’exercice. « La comptabilité de caisse, c’est la base : il n’y a pas de comptes payables ni de comptes recevables. Quand l’argent rentre, c’est un revenu et quand l’argent sort, c’est une dépense. Les entreprises enregistrées ou les entreprises individuelles sans trop de complexité peuvent faire une comptabilité de caisse. Mais dès que l’entreprise se complexifie, il faut faire de la comptabilité d’exercice afin de suivre les comptes payables et les comptes recevables », indique Simon Lapointe.

5. Optimisez votre précieux temps

Vous pouvez choisir de faire vous-même la tenue de livres et la comptabilité dans Excel ou dans un logiciel de comptabilité adapté aux petites entreprises. Mais comme chaque heure compte dans la vie d’un entrepreneur, vous pourriez aussi opter pour la sous-traitance à l’externe et confier le tout à des experts. « L’avantage est d’avoir plus de temps pour gérer le reste de l’entreprise. L’inconvénient? Ça coûte plus cher que de le faire soi-même. Si vous avez le temps et les compétences, il peut être optimal de faire votre comptabilité. Si vous considérez qu’il est préférable de passer tout votre temps sur d’autres tâches et de payer quelqu’un pour faire les écritures, c’est ce que vous devriez faire », recommande Simon Lapointe.

6. Envoyez régulièrement les factures à vos clients

C’est connu, la mise en place d’une politique comme le fameux « 2/10 et Net 30 (2 % de rabais si la facture est payée dans les 10 jours, le total doit être payé dans les 30 jours) » aide à minimiser les délais de paiement. « Pour une boulangerie, l’argent rentre aussi rapidement qu’il sort. Vous achetez de la farine, vous payez un employé pour confectionner le pain, votre inventaire de baguettes quitte les tablettes en une journée, et les produits sont payés le jour même. Mais dans une firme d’architecture, vous pouvez avoir un contrat dont les paiements seront échelonnés. Vous devrez peut-être attendre 30, 60 ou plus de 90 jours avant de vous faire payer pour vos services professionnels », explique Simon Lapointe. Soyez assidus, sans quoi vous risquez de perdre le fil sur le recouvrement de vos comptes clients.

7. Payez vos fournisseurs à temps, mais pas trop en avance

En payant vos fournisseurs dans les délais exigés, sans le faire en avance, vous gardez plus d’argent dans vos coffres. Ça peut paraître absurde, surtout si vous avez tendance à vouloir payer une facture dès sa réception afin de vous en débarrasser, mais c’est plus stratégique, car vous pourrez harmoniser vos entrées d’argent avec le paiement des comptes.

8. Mettez en place un système de rémunération

« Effectuer la paie vous-même peut s’avérer complexe. Vous pourriez la sous-traiter à un tiers comme Nethris », indique Simon Lapointe. Vous pourriez aussi tenter de faire concorder la rémunération de vos employés (sortie d’argent) avec le règlement de vos comptes payables (rentrée d’argent). Vous vous retrouverez ainsi avec plus de liquidités et un fonds de roulement amélioré.

9. Restez à l’affût de votre performance

Il est important d’effectuer des rapports de performances. « Ces rapports à extraire dépendent de la grosseur de votre entreprise », explique Simon Lapointe. Dans tous les cas, il vaut mieux valider la performance sur une base bihebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle afin de prendre de meilleures décisions et d’éviter de mener à perte votre entreprise avec un endettement excessif ou un ratio de fonds de roulement négatif.

Il est également important de calculer le coût de revient. « Vous verrez combien ça vous coûte de produire et si vous faites payer à vos clients assez cher ce que vous leur vendez.  Révisez les marges de profit de vos produits trimestriellement pour améliorer votre rendement. Si vous vendez plusieurs produits, vous pourrez voir où vous faites de l’argent et où vous n’en faites pas », conseille l’expert.

Surtout, il est important de faire un suivi bimensuel ou mensuel de la liste de vos comptes payables et recevables. Puis « d’analyser votre inventaire pour voir s’il y a des stocks qui dorment dans votre compagnie », ajoute-t-il.

10. Laissez-vous aider pour les sujets plus compliqués

Enfin, un beau jour (ou peut-être pas si beau!) viendra le temps des impôts. « Il est préférable de faire appel à un professionnel en fiscalité, même si les revenus et les dépenses de l’entreprise individuelle seront inscrits dans votre déclaration personnelle », conseille Simon Lapointe.

Confiez la déclaration à un professionnel afin de vous assurer d’avoir un document en ordre, de demander tous les crédits pour entrepreneurs et entreprises auxquels vous avez droit et d’éviter de futurs problèmes fiscaux. Plusieurs organismes de soutien aux entrepreneurs sont aussi en mesure de vous informer sur les différents crédits d’impôt.

Enfin, selon Simon Lapointe, d’autres conseils comptables comme l’ouverture d’un compte bancaire pour entreprises, pour « séparer l’argent de l’entreprise de votre argent personnel et faciliter la comptabilité qui vient ensuite », et « la mise en place d’un budget, pour comparer les ventes et les dépenses réelles avec celles planifiées », vous permettront d’être pleinement outillé pour faire la comptabilité de votre petite entreprise et la voir croître.

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