Dans cette vidéo, nous vous expliquerons en quoi consiste le concept des approbations et son importance. Nous vous montrerons ensuite comment établir des règles d’approbation pour votre entreprise.
Tout d’abord, pourquoi mettre en place des politiques d’approbation? Les approbations permettent aux utilisateurs ayant les permissions requises d’approuver des actions.
Ces actions peuvent être de nature administrative (par exemple, créer un rôle ou attribuer un groupe de comptes) ou de nature financière (par exemple, pour le transfert de fonds électroniques).
Vous trouverez les onglets pour configurer les approbations de vos utilisateurs à partir du menu de gauche, en cliquant sur « Gérer les accès ».
C’est la combinaison des niveaux d’approbation (A, B, C, D ou E) et du nombre d’approbations requises (1, 2 ou 3) qui vous permettent d’établir des règles d’approbation. Plusieurs combinaisons sont possibles. Nous y reviendrons plus en détails dans quelques instants.
Commençons par explorer plus en détails les niveaux d'approbation. Il en existe 5 : A, B, C, D et E. Pour la très grande majorité des entreprises, les niveaux A et B sont suffisants.
Par exemple, en tant que directeur de votre entreprise, vous pourriez détenir le niveau d’approbation A. Comme votre responsable en ressources humaines a besoin d’approuver certaines actions concernant la gestion des permissions dans votre entreprise, vous pourriez décider d’octroyer à son rôle un niveau d’approbation B.
Ces approbations garantissent que chaque action soit validée par les bonnes personnes dans votre entreprise.
Voyons maintenant comment ces règles fonctionnent en pratique.
Comme nous l’avons mentionné un peu plus tôt, c’est la combinaison des niveaux et du nombre d’approbations requises qui déterminent vos règles d’approbation.
L’onglet Règles d’approbation vous permet de mettre en place une politique pour chacune des catégories d’action.
Par défaut, la Banque Nationale définit pour vous un nombre minimal d’une approbation requise (NMA). Toutefois, vous êtes libre d’adapter vos règles d’approbation selon le contexte de votre entreprise, pour autant que vous respectiez le nombre minimal d’une approbation requise.
Dans cet exemple, la Gestion des rôles nécessite une seule approbation de niveau A.
Alors que la Gestion des permissions nécessite deux approbations, l’une de niveau A et l’autre de niveau B.
Chaque action qui nécessite une ou des approbations est signalée aux utilisateurs ayant les permissions de l’approuver dans l’onglet Journal d’approbations.
Reprenons notre premier exemple. Votre directeur crée un rôle de comptable. Selon la règle d’approbation mise en place, cette action ne nécessite qu’une seule approbation. Ainsi, pour gérer la création du rôle Comptable, l’administrateur doit se connecter à son compte et aller dans son journal d’approbation pour réviser la création du rôle et prendre une décision de niveau A.
Examinons un autre exemple, mais cette fois-ci, avec deux approbations. Le directeur souhaite attribuer le rôle Comptable à un utilisateur.
Avant que le rôle ne soit officiellement attribué, il sera mis en attente. L’administrateur doit alors se connecter à son compte et aller dans son journal d’approbation. Il approuve l’attribution du rôle Comptable en donnant son approbation de niveau A. La responsable des ressources humaines doit aussi se connecter à son compte pour donner son approbation de niveau B.
À noter : toute action sera mise en attente jusqu’à ce que les approbations nécessaires aient été obtenues.
Il est également possible de faire en sorte qu’un employé puisse lui-même approuver ses propres actions avec l’auto-approbation.
Reprenons l’exemple du directeur, qui a un niveau d’approbation A, mais à qui on a également activé l’auto-approbation. Lors de la création du rôle Comptable, il peut lui-même approuver l’action qu’il a initiée. L’approbation de l’administrateur ne serait donc pas nécessaire.