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Conseils pour gérer les flux de trésorerie saisonniers
Le cycle des saisons peut entraîner une forte fluctuation de vos ventes et de vos flux de trésorerie. Les périodes de pointe et de ralentissement apportent leur lot de défis, qu’il s’agisse de répondre à la demande lorsque votre entreprise fonctionne à plein régime ou de payer les dépenses lorsque l’activité ralentit. Sans une bonne planification, la saisonnalité peut affecter vos liquidités. Voici quelques stratégies pour mieux gérer votre trésorerie afin de traverser les saisons en douceur.
Quels sont les défis de trésorerie propres aux entreprises saisonnières?
Les revenus saisonniers peuvent fragiliser votre trésorerie
Les entreprises saisonnières sont instables par nature : bien souvent la majorité de leurs revenus sont générés pendant une courte période, alors que leurs dépenses s’étirent tout au long de l’année. Par exemple, une station de ski peut réaliser 80 % de son chiffre d’affaires en trois mois, ce qui ne l’empêche pas de devoir payer le reste de l’année pour l’entretien de la propriété, les assurances et le personnel. Cette saisonnalité affecte son fonds de roulement, c’est-à-dire les liquidités nécessaires à ses activités courantes.
Trois éléments pèsent dans la balance: le coût des marchandises en prévision de la période de pointe, ceux liés à l’embauche et à la formation du personnel, de même que les frais fixes comme le loyer et les services publics. Sans une bonne planification, vous pourriez rapidement épuiser vos réserves entre le moment où vous devez payer les dépenses et celui où vous pourrez enfin engranger des revenus.
Un cycle saisonnier variable
La saisonnalité n’affecte pas toutes les entreprises de la même façon. Les secteurs du commerce de détail et de l’hôtellerie connaissent souvent leur sommet durant les Fêtes, tandis que les entreprises tributaires de la météo, comme celles spécialisées en aménagement paysager, en construction et en tourisme, voient leurs activités fluctuer au gré de la température. Quant aux entreprises événementielles, elles vont de pair avec les concerts, les conférences et les saisons sportives.
Pour mieux comprendre votre propre cycle, examinez les fluctuations de votre trésorerie sur au moins deux ou trois ans. Comparez les dépenses et les revenus mensuels pour repérer les périodes de pointe, de ralentissement et de transition. Un simple visuel, comme un graphique linéaire, vous permettra de mieux cerner ces tendances et facilitera votre planification des stocks, de la main-d’œuvre et du financement. Commencez par examiner vos états financiers.
Comment planifier vos finances en prévision de la période de pointe?
Établissez des projections précises
Des projections de revenus fiables reposent sur des données. Établissez un cadre de référence en vous basant au minimum sur vos revenus mensuels des deux ou trois dernières années. Ne vous contentez pas de faire la moyenne de ces chiffres, analysez-les.
- Examinez la croissance réalisée d’une année à l’autre et repérez les anomalies. L’été dernier a-t-il été exceptionnellement achalandé en raison d’un événement ponctuel?
- Ajustez vos prévisions en fonction des réalités actuelles. Votre marché a-t-il connu une croissance? Faites-vous face à de nouvelles concurrences? Avez-vous élargi votre gamme de produits ou augmenté vos prix?
- Envisagez trois scénarios : le meilleur, le pire et le plus probable.
Une fois que vous aurez réalisé ces projections, basez-vous sur celles-ci pour établir un plan de trésorerie qui tienne compte de vos entrées (le moment où vous encaissez réellement des revenus) et de vos sorties (le moment où vous devez payer vos dépenses). En plus de vous préparer mentalement, cette stratégie vous aidera à déterminer quand vous aurez besoin de votre fonds de roulement et combien il vous faudra pour ne pas être à court en vue de votre période de pointe. Ces chiffres vous seront également utiles lorsque vous discuterez d’une marge de crédit ou d’autres financements avec votre conseillère ou conseiller.
Investissez dans des outils de gestion de trésorerie
Pour gérer les finances de votre entreprise au fil du temps, vous pouvez utiliser un logiciel de trésorerie ou, si vous préférez une approche humaine, les services d’une ou d’un comptable. Ces investissements sont rentables puisqu’ils permettent de repérer rapidement les problèmes, de prendre de meilleures décisions et d’éviter des problèmes de liquidités coûteux durant les périodes creuses.
Effectuez une analyse coût-volume-profit
Il est essentiel de savoir quel est votre seuil de rentabilité, soit le revenu minimum nécessaire pour couvrir vos dépenses durant les mois plus calmes. Il s’agit de distinguer les coûts fixes réels, comme le loyer et les assurances, de ceux que vous pouvez ajuster, comme la main-d’œuvre, le marketing et la marchandise. Calculez ce que vous devez gagner chaque mois pour maintenir vos activités. Basez-vous sur ce montant pour savoir si vous pouvez vous permettre de réduire la cadence pendant la saison creuse ou si vous avez besoin de financement pour absorber ce ralentissement. Vous saurez du même coup combien mettre de côté durant les mois de forte activité.
Payez vos frais fixes avant la période de pointe
Vous pourriez envisager de payer d’avance certaines dépenses annuelles, comme les assurances, les taxes foncières et l’entretien de l’équipement, en période de pointe lorsque les revenus affluent. De nombreux fournisseurs offrent de petits rabais pour les paiements anticipés, ce qui finit par compter. Il s’agit de choisir le bon moment : visez la fin de la période de pointe alors que vous avez des surplus, plutôt que son début, lorsque vos stocks sont encore à faire. Cette stratégie vous permettra d’avoir des liquidités durant les mois creux et de réduire vos dépenses annuelles.
Quelles solutions de financement conviennent le mieux aux entreprises saisonnières?
Utilisez une marge de crédit comme filet de sécurité
Une marge de crédit peut vous aider à tenir le coup entre le moment de payer vos dépenses et celui d’encaisser des revenus. Utilisez-la pour vous réapprovisionner en marchandise ou pour payer les salaires en prévision de la période de pointe, puis remboursez-la au fur et à mesure que les revenus rentrent. Réservez votre crédit pour vos besoins en fonds de roulement plutôt que pour l’achat d’équipement. De nombreuses banques offrent des limites de crédit plus élevées pendant certains mois occupés, vous donnant accès à plus de capital au moment où vous en avez besoin.
Obtenez une limite de crédit plus élevée grâce à une marge de crédit
Une marge de crédit peut s’appuyer sur vos actifs – équipements, marchandises ou comptes clients – pour garantir votre emprunt, ce qui permet d’accéder à des montants plus importants. Les banques prêtent généralement jusqu’à 50 % de la valeur de la marchandise, et 75 % de celle des comptes clients.
Exemple : Une petite entreprise manufacturière, qui dispose de 500 000 $ en marchandises et de 300 000$ en comptes clients, pourrait avoir accès à un crédit allant jusqu’à 475 000 $. C’est la taille du financement qui fait la différence : puisque le prêt est garanti par des actifs concrets, la banque peut offrir une somme beaucoup plus généreuse qu’avec une marge de crédit non garantie.
Obtenez automatiquement les fonds nécessaires grâce à une marge de crédit
Puisqu’une marge de crédit peut s’ajuster automatiquement à votre cycle de revenus, vous n’aurez pas à appeler d’urgence votre conseillère ou conseiller pendant la saison occupée. Bien que le total approuvé demeure le même, le crédit disponible s’ajuste chaque mois ou trimestre en fonction des états financiers précédents. Ce montant augmentera à l’approche de votre période de pointe pendant laquelle vous aurez une hausse de revenus. Vous pourrez ainsi planifier en toute confiance l’achat de marchandise deux ou trois mois à l’avance, sachant que vous pourrez bénéficier de ce crédit le moment voulu, et ce, sans approbations supplémentaires.
Exemple : Une boutique de vélo voit sa clientèle affluer dès la fonte des neiges. Pour que tout soit prêt à temps, la marchandise doit être mise en place dès les premiers jours du printemps. Cette boutique dispose d’une marge de crédit de deux millions de dollars. Durant l’automne et l’hiver – la période la plus calme –, son crédit est seulement de 1 million de dollars. Au printemps, grâce aux rapports de revenus mensuels qu’elle fournit à sa banque, ce montant grimpe à 1,5 million, puis à 2 millions pour répondre à la demande au plus fort de la saison cycliste.
Négociez les conditions de votre prêt en fonction de votre cycle de revenus
Lorsque vous cherchez un financement pour de l’équipement ou d’autres actifs, négociez une structure de paiement qui tienne compte de vos revenus saisonniers. Les « congés de paiement » (qui permettent de ne payer que la portion d’intérêts de votre emprunt, et non le capital) sont une manière de réduire vos obligations mensuelles lorsque vos liquidités sont serrées, tout en étant en règle. Si vous ne remboursez pas le capital, le terme de votre prêt pourrait être légèrement décalé, mais une période d’amortissement plus longue réduit aussi les paiements mensuels tout au long de l’année, préservant ainsi vos liquidités durant la saison morte. Il est plus facile d’obtenir ce genre d’arrangements si vous avez une relation établie avec votre institution financière et si vous pouvez démontrer la saisonnalité de vos revenus.
Exemple : Une entreprise de pompage de béton vient d’acheter une nouvelle pompe qui n’est pas utilisée durant l’hiver, période pendant laquelle aucun revenu n’est généré. Le paiement mensuel est de 3 000 $, incluant le capital et les intérêts. L’entreprise pourrait convenir de ne payer que les intérêts pendant cette saison creuse, soit 500 $.
Comment optimiser la gestion de votre marchandise et vos relations avec vos fournisseurs
Ajustez le volume de vos stocks selon la saison
Il est crucial d’avoir la bonne quantité de marchandise en stock. Si vous commandez trop, vous aurez des surplus; si vous ne commandez pas assez, vous perdrez des ventes. Négociez des rabais pour paiements anticipés si vous avez des liquidités, ou concluez des ententes de consignation afin de ne payer que la marchandise vendue.
Un logiciel d’inventaire tenant compte de vos données de vente pourrait vous permettre d’avoir à l’œil la marchandise qui s’écoule et d’ajuster vos commandes en temps réel. Prévoyez la liquidation des surplus avant la fin de la saison, que ce soit en offrant des rabais, en retournant la marchandise à vos fournisseurs ou en l’entreposant en vue de l’année suivante. Vous vous éviterez ainsi de devoir écouler les stocks invendus durant la période creuse.
Solidifiez vos relations avec vos fournisseur
En tissant de bonnes relations avec vos fournisseurs, vous pourrez bénéficier de plus de souplesse lorsque la demande explose ou que les liquidités se font rares. Tentez de négocier des modalités de paiement qui tiennent compte de votre cycle de revenus : si votre clientèle vous paie dans les 30 jours, demandez à vos fournisseurs un délai de 45 jours. Si vous avez un bon dossier de crédit et que vous leur commandez de la marchandise régulièrement, ils accepteront probablement ces arrangements.
Comment tenir le coup entre les sorties et les entrées d’argent?
Comprenez votre cycle d’exploitation
Le cycle d’exploitation mesure l’intervalle entre le moment où vous payez vos factures et celui où vous touchez à vos revenus. Calculez le nombre de jours nécessaire pour rembourser vos fournisseurs et ceux que vos clientes et clients prennent pour vous payer. Si vous réglez vos dépenses en 15 jours, mais ne recevez pas vos paiements avant 45 jours, cet écart de 30 jours nuit à votre trésorerie. L’objectif n’est pas d’encaisser vos revenus plus rapidement ou de prendre plus de temps pour payer vos factures, mais de réduire l’écart entre ces échéances pour ne pas puiser constamment dans vos réserves.
Assurez-vous que vos modalités de paiement tiennent compte de la saisonnalité de vos flux de trésorerie
De nombreuses entreprises exigent d’être payées dans les 30 jours simplement parce qu’elles ont toujours fait ainsi. Les entreprises saisonnières devraient adopter des modalités adaptées à leur cycle de revenus.
Vous devriez être mesure de gérer la saisonnalité de votre entreprise, plutôt que de la subir. Une conseillère ou un conseiller financier peut vous aider à faire la planification nécessaire, à tester la solidité de vos projections et à obtenir du financement selon votre cycle de revenus. En ayant une meilleure idée des risques liés à votre saisonnalité, vous pourrez prendre des décisions éclairées concernant l’emprunt et l’épargne en vue de votre période occupée et des mois les plus calmes.
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